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POLÍTICA PARA EL MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MODAMAR S.AS.

  • • PROPÓSITO:

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 377 de 2013 y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales, MODAMAR S.A.S, en condición de responsable de manejo de información personal, avala mediante el establecimiento de la presente política el estricto cumplimiento de la normatividad, garantizando permanentemente los derechos de los Titulares.

Por la importancia de la presente política, invitamos a nuestros clientes, proveedores, empleados y usuarios a leerla en su totalidad.

El uso del sitio Web implica la expresa y plena aceptación de las condiciones aquí expuestas, sin perjuicio de aquellas particulares que pudieran aplicarse a algunos de los servicios concretos ofrecidos a través del sitio Web.

  • IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

-Razón social: MODAMAS S.A.S identificada con NIT 900.092.622-1   

-Dirección: Cra 49 No. 104-16

-Ciudad: Bogotá

-Correo electrónico: [email protected]

-Teléfono: 57(1) 6171598

  • DEFINICIONES:

Para efectos de la presente política, las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado conforme a la normatividad:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

La presente Política entra en vigencia el 1 de noviembre de 2016.

  • TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:

En ejercicio de su objeto social, MODAMAR S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, contratistas, acreedores y deudores.

  • FINALIDAD:

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de MODAMAR S.A.S. se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para lo cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente excepto los casos formalmente previstos en la Ley

MODAMAR S.A.S., tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y solo podrá divulgarlos por orden judicial o requerimiento de entes de control facultados para tal fin y permitirá en todo momento y de manera gratuita al Titular conocer, actualizar, corregir o suprimir su información personal de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

Con base en lo establecido por la Ley, el Tratamiento de datos incluye su recolección, almacenamiento, gestión, administración, uso, transferencia, transmisión y supresión y es realizado para el desarrollo del objeto social de MODAMAR S.A.S. En cada caso su finalidad específica se ilustra a continuación:

    • Tratamiento de datos personales de empleados y ex empleados: Se realiza para dar cumplimiento a las obligaciones laborales a cargo de MODAMAR S.A.S., tales como pagos de nómina, pagos y reportes al Sistema General de Seguridad Social en salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y/o reclamos, presentados por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades de Sistema General de Seguridad Social en salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado. La supresión de los datos personales no aplica para empleados y ex empleados, en cumplimiento del régimen laboral legal y contractual.
    • Tratamiento de datos personales de contratistas que presten o hayan prestado servicios a favor de MODAMAR S.A.S.: El tratamiento se faculta en concordancia con las obligaciones contractuales definidas por las partes tales como asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de contratistas, atención y respuesta de posibles emergencias, consultas, peticiones, solicitudes, acciones y/o reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
    • Tratamiento de datos personales de proveedores – personas naturales y jurídicas: Dar lugar al debido cumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo de MODAMAR S.A.S. tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes o transmisión de información exigidas por ley o por políticas internas, atención y respuesta a consultas, peticiones, solicitudes, acciones y/o reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
    • Tratamiento de datos personales de clientes – personas naturales y jurídicas y distribuidores: Dando lugar al desarrollo del objeto social de la compañía y al debido cumplimiento de las obligaciones contractuales a su cargo, MODAMAR S.A.S., gestiona a favor de sus clientes operaciones tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas debe realizar; divulgación de información comercial, tarifas, promociones, información y lanzamiento de nuevos productos, actividades de interés específico, transmisión de información de interés relacionado, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por legitimarios.
    • Usuarios de productos: El tratamiento de estos datos personales permite a MODAMAR S.A.S., cumplir con las obligaciones a su cargo en materia de calidad de los productos, para la atención efectiva de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos de consumidores y como información de mercadeo y estadística.
  • DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de autorización otorgada al responsable de tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado por el responsable o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Política y las normas que la regulan.

e. Revocar la autorización de manera voluntaria y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la Ley.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

  • ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

La Gerencia General tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la compañía están obligados a reportar estas Bases de Datos a la Gerencia General y a informar a ésta, de manera inmediata, todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

El área de Servicio al cliente ha sido designada por MODAMAR S.A.S. como responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

  • AUTORIZACIÓN

MODAMAR S.A.S. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

  • Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
  • Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que MODAMAR S.A.S. realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por MODAMAR S.A.S., tales como:

  • Por escrito, por ejemplo, diligenciando formato de autorización.
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

  • Los Datos Personales que serán recolectados.
  • La identificación y datos de contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento.
  • Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales
  • Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de esta Política.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
  • DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

  • DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

MODAMAR S.A.S. no recolecta ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes. Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, SAS sólo realizará el Tratamiento de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

En caso de requerirse MODAMAR S.A.S. deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

  • PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por MODAMAR S.A.S, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización.

Medios habilitados:

MODAMAR S.A.S.  ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

  • Solicitud presentada al correo electrónico: [email protected] indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar.

Cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de sus datos personales puede comunicarse con nosotros a la línea de servicio al cliente en Bogotá 6171598. El usuario podrá presentar sus quejas o reclamaciones por transgresiones o incumplimientos a lo dispuesto en la presente ley, contemplando modificaciones, adiciones o ampliaciones que surjan, a la Superintendencia de Industria y Comercio.

No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

    • ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a MODAMAR S.A.S., a través de los medios indicados:

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a MODAMAR S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales por parte de MODAMAR S.A.S.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    • ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a MODAMAR S.A.S., a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados:

  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Atención y respuesta por parte de MODAMAR S.A.S.:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, MODAMAR S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de MODAMAR S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de MODAMAR S.A.S. tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

  • LINKS

Los enlaces contenidos en el sitio Web pueden dirigir a contenidos Web de terceros. MODAMAR S.A.S. no asume ninguna responsabilidad por el contenido, informaciones o servicios que pudieran aparecer en dichos sitios, que tendrán exclusivamente carácter informativo y que en ningún caso implican relación alguna entre MODAMAR S.A.S. y las personas o entidades titulares de tales contenidos o titulares de los sitios donde se encuentren.

  • SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

MODAMAR S.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La obligación y responsabilidad de MODAMAR S.A.S. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. MODAMAR S.A.S. exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

  • TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

La información suministrada por el titular con plena libertad será tratada por el área responsable según la necesidad y en el caso de envío de correos masivos la información podrá ser suministrada a un outsourcing asignado por la empresa.

Igualmente, MODAMAR S.A.S. podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados directamente cuando se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de MODAMAR S.A.S.

En todo caso, en los contratos de transmisión de datos personales, que se suscriban entre MODAMAR S.A.S. y los encargados para el tratamiento de datos personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

  • Dar Tratamiento, a nombre de MODAMAR S.A.S. a los datos personales conforme los principios que los tutelan.
  • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
  • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
  • LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

  • CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

MODAMAR S.A.S. tiene la discreción de actualizar esta política de privacidad en cualquier momento. Sugerimos a los usuarios verificar frecuentemente esta página para estar al tanto de cambios hechos para que se mantengan informados del cómo estamos ayudando a proteger la información personal que recibimos. El Usuario accede y está de acuerdo que es su responsabilidad de revisar periódicamente ésta política de privacidad y estar al tanto de sus modificaciones.

  • LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

MODAMAR S.A.S., solo podrá realizar el tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento o vencido el plazo máximo legal MODAMAR S.A.S., o el encargado del tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión.